Planlama
• Kaynak Yönetimi : Senelik olarak akademik takvim önceliğinde insan kaynağı ve altyapı kullanımı temelinde yapılır. Öncelik kurum öğrencilerine sunulan eğitim hizmetleri planları doğrultusunda FabLab kullanımı, Tasarım ve Araştırma projeleri planlanır.
• İhtiyaç Analizi : Kurum içi (PDK, BTTO, AB Merkezi, YUSEM, YUTECH) ve kurum dışı paydaş (Kamu, Kurum ve Kuruluşlar, Girişimciler) görüşmeleri ile proje geliştirme ve altyapı kullanımı temelinde kurumların yaratıcı endüstriler temelinde tasarım, eğitim, araştırma ve uygulama ihtiyaçları belirlenmektedir.
• İşbirlikleri : Kurum içi ve kurum dışı paydaşlarla olası yapılacak çalışmalar çerçevesinde, proje ekipleri ile birlikte protokoller geliştirilmekte, sözleşmeleri hazırlanmakta ve proje içerikleri oluşturulmaktadır.
• Uygulama planlama : FabLab Planlamasında, altyapının üniversitenin sunduğu uygulama derslerin bazılarında derslik/atölye olarak kullanımı, bazı dersler kapsamında geliştirilecek prototiplerin uygulaması dönem başında, dersi veren hocalar ve YUTAM müdürü ile birlikte planlanmaya çalışılmaktadır. Araştırma ve Tasarım projeleri kapsamında FabLab kullanımının planlanması sürecinde proje yürütücüleri ile YUTAM Müdürü ile görüşerek, ilgili Rektör yardımcısı onayı ile senelik plana dahil edilmektedir.
Uygulama
• Süreç Yönetimi : YUTAM’ın dahil olacağı planlanan eğitim, araştırma, tasarım ve uygulama süreçlerinde YUTAM’ın dahil olduğu alanlarda süreçlerin yönetimi, koordinasyonu, kaynak yönetimi gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda, proje/eğitim kurgusuna bağlı olarak satın alımlar, insan kaynağı yönetimi, içerik üretimi, sürecin raporlanması/arşivlenmesi ve muhasebesinin yapılması gerçekleştirilir.
• Tasarım Danışmanlık: Geliştirilen işbirlikleri çerçevesinde kurum içi ve kurum dışı uzmanlar, akademisyenler ve öğrencilerden proje ekipleri kurar. Yapılan işbirliği çerçevesinde proje faaliyetleri ve proje çıktılarının gerçekleştirilmesindeki koordinasyonu sağlar.
• Eğitim: Kurum içi ve kurum dışı işbirlikleri çerçevesinde uzman kadrosu ile eğitim ihtiyaç analizi gerçekleştirebilir, eğitim içerikleri geliştirir, uygulamalı ve teorik eğitimleri icra eder, FabLab altyapısının ve ekipmanlarının kullanımını sağlar.
• Araştırma: Yaratıcı endüstriler çerçevesinde araştırma projeleri (BAP, TUBİTAK…v.b.) gerçekleştirir, gerçekleştirilen projelere ortak olarak dahil olabilir, gerçekleştirilen projelerde altyapı ve ekipmanının kullanımını sağlar.
• Prototip Uygulama: Kurum içi ve kurum dışı projelerde, sanayi talepleri doğrultusunda 3 boyutlu prototiplerin gerçekleştirilmesi, testlerin yapılması konusunda hizmet verir, altyapı ve ekipman kullanımını sağlar.
• İletişim : YUTAM kapsamında yapılan çalışmaların web sayfasında, sosyal medya hesabında paylaşılması, kurum içerisinde Medya İlişkileri Koordinatörlüğü ile işbirliğinde yerel basında duyurulması gerçekleştirilir. Yerel ve uluslararası çalıştay, toplantı ve fuarlara katılım gösterir. Kurum tanıtımında, altyapı ve projelerin tanıtımını destekleyecek içerikler üretir, proje sergileri düzenler, yarışmalara katılır, tanıtım faaliyetleri yapar.
• Faaliyet Raporu : Planlanan eğitim, araştırma, tasarım ve uygulama içeriklerinin yıllık hedefler doğrultusunda gerçekleştirilmesi ve performans hedeflerine uyulması ve bunu üst yönetime sunulmasını gerçekleştirir.
Kontrol
• Uygulama : Uygulama süreçlerinin gerekli standartlar çerçevesinde uygulanmasını (etik kurul, İş Güvenliği, KVKK … v.b.) kontrol eder.
• Takip ve Koordinasyon Toplantıları : Proje/Eğitim süreçlerinin yapılan sözleşmeler çerçevesinde gerçekleştirilmesini kontrol etmek amaçlı içerik bazlı proje ekipleri ile rutin toplantılar gerçekeleştirilir.
• Raporlama : Kalite standartları çerçevesinde raporlama ve arşiv yapısının kurgulanması ve takibi yapılmaktadır.
Önlem
• Prosedürlerin Geliştirilmesi ve Süreçlerin Yalınlaşması : YUTAM’ın sağladığı hizmetler çerçevesinde süreçlerin standartlaşması, süreçteki problem noktalarının tespit edilerek sürekli iyileştirmelerinin yapılması, gerekli şablonların geliştirilmesi yapılmaktadır.